Behovs– och marknadsanalys
Analyserna ska ge tillräcklig information om varan och/eller tjänsten för att kunna utforma upphandlingsdokumenten. Mer information om analysen hittar du längre ned på sidan.
Upphandlingsdokument
Genom upphandlingsdokumenten säkerställer kommunen att upphandlingen;
- tillgodoser verksamhetens behov
- utnyttjar konkurrensen på marknaden
- genomförs rättssäkert och effektivt
I upphandlingsdokumenten framgår:
Allmän information
Här ges en övergripande bild av vad som ska upphandlas, omfattningen av kontraktet, avgränsningar, datum för avtalsstart och avtalets längd. Här sammanfattas det som mer detaljerat beskrivs i upphandlingsdokumentets övriga delar.
Upphandlingsföreskrifter
Här beskrivs hur upphandlingen kommer att gå till samt vilka delar/dokument som tillhör upphandlingsdokumentet. I denna del informeras det om viktiga tidpunkter såsom sista dag att ställa frågor, sista dag att lämna anbud samt när anbudsöppning kommer att ske.
Krav på Leverantören
Här redovisas de krav som ställs på leverantörens tekniska och ekonomiska kapacitet. En leverantör som inte klarar kraven som ställs upp i detta avsnitt kommer inte att gå vidare i kvalificeringsprocessen.
Vanliga krav på leverantören är
- omsättningskrav,
- krav på referenser,
- krav på ekonomisk stabilitet och
- krav på att ha fullgjort sina åtaganden avseende inbetalning av skatter och avgifter
Krav på varan, tjänsten eller entreprenaden
Här redovisas de krav som ställs på vara, tjänsten eller entreprenaden som upphandlas. Vanliga krav kan vara:
- Kvalitetskrav
- Kompetenskrav
- Miljökrav
- Leveranstider
- Inställelsetider
Leverantörer som erbjudit varor, tjänster eller entreprenader som inte uppfyller kraven i detta kapitel kan inte antas som leverantör i den aktuella upphandlingen.
Annonsering
Annonserings sker via den elektroniska databasen: http://www.opic.com/sv/tendsign
Annonseringstiden är beroende på upphandlingsförfarandet samt det som ska upphandlas.
Anbudstid
Anbudstid är tidsperioden då du som leverantör kan lämna anbud på en upphandling. När annonsering är avslutad går det inte längre att inkomma med anbud.
Under anbudstiden är det viktigt att du som leverantör ställer frågor om det är något som är oklart, eller om det exempelvis är något krav på det som upphandlas du inte anser står i proportion till det som ska upphandlas. Kommunen kan då se över kravet som har ställts och ge svar på frågor. Svar på frågor tillkännages så att alla som vill lämna anbud tar del av samma information.
Utvärdering av anbud
Det finns tre olika tilldelningsgrunder i LOU;
- Bästa förhållande mellan pris och kvalitet
- Kostnad
- Pris
Kommunen utvärderar inkomna anbud i tre steg;
- Kvalificering: Först granskas leverantören avseende den ekonomiska och tekniska kapaciteten. Anbud som inte uppfyller ställda krav t.ex. att leverantören inte betalar in sina skatter och avgifter, förkastas.
- Prövning: Anbud som klarar kvalificeringsfasen går vidare till prövningsfasen. I prövningsfasen granskar kommunen om produkten, tjänsten eller entreprenaden som offererats uppfyller ställda krav. Om kraven inte uppfylls förkastas anbudet.
- Utvärdering: Anbud som har klarat kvalificeringen och prövningen utvärderas enligt den beskrivna utvärderingsmodellen. Den leverantör som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt utvärderingsmodellen och samtidigt uppfyller samtliga krav under steg 1 och 2 kommer att antas som leverantör av aktuell vara, tjänst eller entreprenad.
Tilldelningsbeslut
Här redovisas vilken leverantör/er kommunen kommer att tilldela kontrakt. Kommunen ska snarast möjligt skriftligen underrätta leverantörerna om det beslut som har fattats.
Genom detta beslut hävs den absoluta sekretessen. Dock kan vissa handlingar fortsatt omfattas av sekretess.
Avtalsspärr
Under avtalsspärren, vanligtvis tio dagar, får kommunen inte ingå avtal med leverantören eller leverantörerna.
Om en leverantör överklagar hos förvaltningsrätten innan avtalsspärren har löpt ut, förlängs avtalsspärren automatiskt. Den förlängda avtalsspärren upphör att gälla först 10 dagar efter att förvaltningsrätten har avgjort målet.
Kommersiella villkor/Avtalsutkast
I detta avsnitt anges grunden till det avtal som efter upphandlingen ska tecknas mellan kommunen och den vinnande leverantören. Samtliga avtalsvillkor som anges är bindande och ska accepteras av leverantören under upphandlingsprocessen.
Det slutliga avtalet får aldrig skilja sig väsentligt från det avtalsförslag som annonserats med upphandlingen. Exempel på väsentliga förändringar skulle kunna vara borttagande av vitesklausuler, förändring av tidpunkten för varans avlämnande, en utökad avtalstid eller en ändring av de priser som lämnats i leverantörens anbud.
